Termini di Servizio — mailronix

1. Definizioni

Valgono le definizioni del vocabolario di prodotto — Cliente, Tenant, Tenant-admin / utente, Brand, Contatto, Campagna, Email transazionale, Piano Free, Double opt-in, Verifica del dominio, Hard bounce / Complaint, Suppression — riportate per esteso in questo articolo.

Cliente

Il professionista, l'impresa o l'ente che conclude il contratto con Apdsoftware per utilizzare Mailronix nell'ambito della propria attività. Se una persona fisica agisce per un'organizzazione, il Cliente è tale organizzazione, rappresentata da chi ha i poteri necessari.

Tenant

L'ambiente di utilizzo del Cliente sulla piattaforma, con i relativi utenti e dati separati mediante i controlli descritti nel DPA. Tale separazione non comporta isolamento dell'infrastruttura o della reputazione di invio, disciplinate dal §6.

Tenant-admin / utente

Un utente che appartiene a un tenant e opera su app.mailronix.com; il tenant-admin ha privilegi elevati ma solo all'interno del proprio tenant.

Brand

Un'identità di comunicazione di un tenant: nome, identità visiva, dominio di invio e rapporto proprio con i destinatari. Un tenant ne ha almeno uno e può averne più d'uno. Il Brand non è un soggetto giuridico: il titolare del trattamento verso i destinatari resta il tenant.

Contatto

Un destinatario nella rubrica di un Brand di un tenant, identificato dall'insieme di tenant, Brand e indirizzo email (non è un utente della piattaforma mailronix). Lo stesso indirizzo presso due Brand dello stesso tenant costituisce due Contatti distinti, ciascuno con il proprio consenso, la propria conferma double opt-in e la propria revoca. I diritti dell'interessato (artt. 15-22) si esercitano invece verso il tenant, che è il titolare, e riguardano tutti i suoi Brand.

Campagna

Un invio email verso una lista di contatti, creato con l'editor GrapesJS e tracciato in email_logs.

Email transazionale

Email inviata automaticamente in risposta a un'azione (non una campagna broadcast), stessa pipeline di invio asincrono. Solo le email transazionali supportano l'invio di allegati.

Piano Free

Piano gratuito senza scadenza di prova prestabilita. I limiti correnti di volume mensile e destinatari unici giornalieri sono pubblicati nella pagina prezzi. Restano applicabili le regole d'uso, il double opt-in per le comunicazioni promozionali e la verifica del dominio. Alla data di questa versione è l'unico piano attivabile; le eventuali indicazioni di piani a pagamento in arrivo non consentono acquisti.

Double opt-in

Procedura con cui il destinatario conferma, tramite un link ricevuto via email, una richiesta di iscrizione riferita a uno specifico Brand. La conferma è necessaria per gli invii promozionali di quel Brand; restano distinte le comunicazioni strettamente transazionali del §5.1.

Verifica del dominio

Processo per cui un tenant dimostra il controllo del proprio dominio di invio pubblicando i tre record CNAME DKIM generati da SES (Easy DKIM); gate obbligatorio prima di poter inviare. Solo DKIM: nessun record SPF né MAIL FROM/Return-Path personalizzato è chiesto al tenant.

Hard bounce / Complaint

Hard bounce: rifiuto permanente di un invio da parte del server destinatario (es. indirizzo inesistente); comporta suppression immediata del contatto. Complaint: il destinatario ha segnalato l'email come spam; trattato come l'hard bounce ai fini della suppression.

Suppression

Stato di un contatto per cui i tentativi di invio futuri vengono droppati silenziosamente, a seguito di hard bounce/complaint. Due scope, e non coincidono: la lista interna di mailronix è per tenant, e per tenant è la sua visibilità — nessun tenant vede gli eventi di un altro; l'effetto di consegna non è invece confinato ad alcun tenant, perché sotto di essa vive la suppression list account-level del fornitore di consegna, che vale per l'intero account SES — condiviso fra tutti i tenant e con altri servizi del Fornitore.

2. Oggetto e natura B2B del servizio

1. mailronix è una piattaforma SaaS per l'invio di campagne email e comunicazioni transazionali con gestione dei contatti, editor dei contenuti e tracciamento tecnico della consegna.
2. Il servizio è riservato a professionisti, imprese ed enti che agiscono per scopi rientranti nella propria attività. Il Cliente dichiara tale qualità e, se opera per un ente, di essere autorizzato a vincolarlo. L'email aziendale è un requisito di registrazione e non costituisce, da sola, prova della qualità professionale. Restano applicabili le norme inderogabili eventualmente pertinenti alla qualità effettiva del Cliente.

3. Account

1. Il Cliente fornisce dati di registrazione veritieri e li mantiene aggiornati; è responsabile della custodia delle credenziali e delle attività compiute tramite il proprio account.
2. Il tenant-admin gestisce gli utenti del proprio Tenant e risponde del loro operato ai sensi dei presenti Termini.

4. Piano Free

1. Ogni nuovo account parte sul piano Free: un piano gratuito permanente (non un periodo di prova a scadenza), con limiti applicati lato server: un tetto di volume mensile ricorrente e un tetto giornaliero di destinatari unici. I valori correnti dei limiti sono indicati nella pagina prezzi.
2. I limiti proteggono la reputazione di invio condivisa. Tutte le regole d'uso (§5), inclusi double opt-in e verifica del dominio, si applicano al piano Free. Gli eventuali piani a pagamento saranno attivabili soltanto dopo la pubblicazione delle condizioni di vendita e un distinto ordine del Cliente ai sensi del §8.
3. Il Fornitore può aggiornare i limiti del piano Free con preavviso di 30 giorni sui canali di servizio; l'uso abusivo del piano Free comporta le conseguenze del §7, inclusa la sospensione.

5. Regole d'uso dell'invio (Acceptable Use)

Queste regole sono il cuore del servizio: l'infrastruttura di invio è condivisa tra tutti i Tenant, e l'abuso di uno danneggia la deliverability di tutti.

1. Double opt-in obbligatorio e messaggi transazionali: un Contatto riceve invii di un Brand solo dopo aver confermato esplicitamente l'iscrizione a quel Brand tramite il link di conferma. La conferma vale per il Brand che l'ha richiesta e non si estende agli altri Brand del medesimo Cliente. Non esistono eccezioni per i piani a pagamento. Fanno eccezione le sole email strettamente transazionali (es. conferme di operazioni richieste dal destinatario, reset password, la stessa email di conferma dell'iscrizione), che per loro natura non richiedono un'iscrizione confermata: non possono contenere alcun contenuto promozionale, e l'uso del canale transazionale per finalità promozionali costituisce violazione delle presenti regole d'uso. Gli allegati sono ammessi esclusivamente nei messaggi transazionali (entro i limiti di numero, formato e dimensione documentati nelle specifiche API); il sistema non effettua scansione antivirus sugli allegati. Il Cliente risponde dei contenuti che carica e deve assicurarsi di non trasmettere software dannoso. L'assenza di scansione antivirus degli allegati non esclude gli obblighi di sicurezza e le responsabilità del Fornitore previsti dalla legge e dal DPA.

   La creazione di un Contatto tramite interfaccia e tramite API segue le medesime regole. Prima di inserire un indirizzo e attivare la richiesta di conferma, il Cliente deve poter documentare una richiesta di iscrizione del destinatario o altro presupposto lecito compatibile con tale invio. La richiesta di conferma identifica il Brand e non contiene promozioni. Il double opt-in non autorizza a contattare indirizzi raccolti illecitamente. Il Contatto nasce non confermato; l'API non consente di crearlo già confermato né di sostituire la conferma di piattaforma con una dichiarazione del Cliente.

2. Verifica del dominio mittente obbligatoria: nessun invio è possibile prima della verifica mediante pubblicazione dei tre record CNAME DKIM indicati dalla piattaforma. Non è richiesta al Cliente una modifica dei record SPF o MX per attivare questa funzione. La verifica può essere ricontrollata nel tempo; il venir meno dei record sospende gli invii dal dominio. La firma DKIM e il relativo allineamento concorrono all'autenticazione del messaggio, senza garantire la consegna né l'esito di ogni controllo del destinatario.
3. Divieti: caricare liste acquistate, noleggiate o raccolte senza idoneo presupposto lecito; effettuare harvesting; inviare contenuti illeciti, ingannevoli o phishing, anche tramite allegati, nomi mittente o Reply-To; inviare malware, virus o script malevoli; caricare o trasmettere categorie particolari di dati (art. 9 GDPR), dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR) o dati di minori, anche negli allegati; utilizzare il servizio in violazione della normativa applicabile su comunicazioni elettroniche e protezione dei dati.
4. Il Cliente garantisce di disporre della base giuridica per ogni Contatto caricato e per i dati contenuti negli allegati, e manleva il Fornitore per le conseguenze della violazione (§12).
5. Ogni comunicazione promozionale include un meccanismo di disiscrizione funzionante, incluso one-click, con effetto immediato sul Brand indicato. La revoca così espressa non si estende automaticamente ad altri Brand coperti da un distinto consenso valido, ma il Cliente deve dare seguito anche alle richieste più ampie di opposizione o revoca rivolte al titolare, senza obbligare l'interessato a ripeterle Brand per Brand. La disiscrizione non impedisce le comunicazioni strettamente necessarie, fondate su un diverso presupposto lecito, e non promozionali. Un Contatto disiscritto non può essere riattivato mediante reimport o altra azione unilaterale del Cliente: occorrono una nuova richiesta dell'interessato e un nuovo double opt-in. Resta fermo il divieto di aggirare una revoca usando altri Brand (§5.6.2).
6. Brand. Il Cliente può gestire più Brand all'interno del proprio account. Valgono le seguenti regole, la cui violazione costituisce violazione delle presenti regole d'uso con le conseguenze del §7:
   1. ogni Brand è un'identità di comunicazione del Cliente stesso. I Brand non possono essere usati per inviare comunicazioni per conto di soggetti terzi: il servizio non è un servizio di invio per conto di terzi e il DPA non contempla tale catena di trattamento. L'eventuale configurazione di un indirizzo Reply-To su un dominio terzo è ammessa al solo fine di instradare le risposte verso caselle o sistemi di assistenza (es. helpdesk/ticketing) nella disponibilità del Cliente e per comunicazioni proprie del Cliente;
   2. il consenso dei Contatti è prestato al singolo Brand. Il Cliente garantisce di disporre, per ciascun Brand presso cui inserisce un indirizzo, di una raccolta lecita e documentabile del relativo consenso o di una richiesta del Contatto stesso; riconosce che la revoca del consenso presso un Brand non costituisce di per sé titolo per inserire quell'indirizzo presso un altro Brand del medesimo Cliente; e non impiega la molteplicità dei Brand per aggirare una revoca. Il Cliente risponde in via esclusiva della provenienza degli indirizzi inseriti presso ciascun Brand;
   3. la prova del consenso raccolta per un Brand non è trasferibile né riutilizzabile per un altro Brand;
   4. i tassi di segnalazione spam e di rifiuto permanente sono misurati per Brand. Al superamento delle soglie di rischio il Fornitore può sospendere l'invio di un singolo Brand, o dell'intero account, senza preavviso e ai sensi del §7. La sospensione di un Brand ferma le campagne e le richieste di conferma dell'iscrizione di quel Brand; restano attive le comunicazioni dovute al destinatario — conferme e ricevute di operazioni da lui richieste, reset password e avvisi di sicurezza, verifica dell'indirizzo, notifiche di servizio necessarie all'esecuzione del contratto — e le comunicazioni di servizio della piattaforma;
   5. il Cliente prende atto che l'infrastruttura e la reputazione di invio sono condivise tra tutti i Clienti (§5, primo capoverso) e che la sospensione di un Brand è misura posta a tutela di tutti.

6. Suppression e deliverability

1. Gli indirizzi colpiti da hard bounce o complaint (segnalazione spam) vengono automaticamente inseriti nella suppression list del Tenant: gli invii futuri verso quegli indirizzi vengono scartati silenziosamente (nessun errore visibile all'invio; l'evento è tracciato nei log del Tenant). Il Cliente accetta questo comportamento come caratteristica del servizio, posta a tutela dei destinatari e della piattaforma.
2. La lista di soppressione del Tenant conserva i soli dati necessari al non-invio, anche dopo la cancellazione del singolo Contatto, finché tale finalità permane. La necessità è riesaminata e, alla fine del rapporto, si applica l'art. 8 del DPA. La conservazione non autorizza usi promozionali né la creazione di profili condivisi fra Clienti.
3. Il Fornitore non garantisce la consegna in inbox né tassi di apertura: la consegna finale dipende da fattori esterni (server destinatari, filtri antispam, reputazione del dominio del Cliente).
4. Infrastruttura di invio condivisa. L'account presso il fornitore di consegna è condiviso fra i Clienti e con altri servizi del Fornitore. Reputazione e limitazioni possono risentire di traffico non generato dal singolo Cliente. La lista di soppressione a livello di account può impedire la consegna anche per eventi originati fuori dal suo Tenant, secondo le impostazioni del servizio di consegna. Il Fornitore non garantisce l'isolamento della recapitabilità fra Clienti; restano separati gli accessi ai Contatti, alle liste e agli eventi dei singoli Tenant. I ruoli e le finalità del trattamento di sicurezza trasversale sono descritti nella Privacy Policy e nel DPA.

7. Sospensione e kill switch

1. In presenza di violazioni delle regole d'uso, compromissioni o rischi concreti per sicurezza e reputazione di invio, il Fornitore può sospendere immediatamente gli invii o, quando necessario, l'intero Tenant. La misura è proporzionata al rischio e può comportare blocco degli accessi, invalidazione delle sessioni e rimozione degli invii pendenti. Le email già affidate alla consegna possono essere recapitate e non sono richiamabili. La misura è registrata nel log di audit. Restano possibili i canali di assistenza per esercitare diritti e ottenere dati, nei limiti compatibili con la sicurezza.
2. Il Fornitore comunica al Cliente motivo, portata e rimedi della sospensione non appena possibile, salvo motivato impedimento di sicurezza o divieto di legge, e riesamina la misura una volta rimosse le cause. Nel periodo attuale di gratuità non maturano canoni.

8. Gratuità attuale e futuri piani a pagamento

1. Alla data di questa versione è disponibile esclusivamente il piano Free. Starter e Growth, ove presentati come in arrivo, non sono acquistabili; il checkout è disattivato e non sono richiesti né riscossi corrispettivi per il loro acquisto.
2. L'eventuale futura apertura delle vendite sarà accompagnata da condizioni aggiornate che identifichino il venditore, il ruolo dell'eventuale prestatore di pagamento o Merchant of Record, prezzi, imposte, periodicità e condizioni di rinnovo.
3. Nessun pagamento, abbonamento o rinnovo a pagamento può derivare dalla sola registrazione, dall'uso del piano Free o dalla pubblicazione di piani in arrivo. Sarà necessario un ordine distinto e consapevole del Cliente.
4. Le condizioni di gestione dell'eventuale futuro abbonamento, inclusi metodo di pagamento, fatturazione e canali di assistenza, saranno comunicate prima dell'ordine.
5. Fino all'apertura delle vendite non esistono abbonamenti a pagamento da disdire. La chiusura dell'account Free è disciplinata dal §13 e resta distinta dalla disdetta di un eventuale futuro rinnovo.
6. Non sono attualmente applicabili cicli di addebito, ritentativi di pagamento, periodi di grazia per insoluti o retrocessioni per mancato pagamento.
7. Il piano Free non comporta somme da rimborsare. Restano fermi i rimedi e i diritti inderogabili previsti dalla legge; una politica per futuri acquisti sarà resa disponibile prima della loro attivazione.
8. La futura attivazione di piani a pagamento non trasforma automaticamente il piano Free in un servizio a pagamento. Le modifiche sostanziali ai presenti Termini seguono il §14.

9. Livelli di servizio

Nella fase attuale non è concordato uno SLA con percentuali garantite di disponibilità o indennizzi automatici. Il Fornitore gestisce il servizio con la diligenza professionale dovuta, adotta le misure di sicurezza previste dal DPA e interviene per il ripristino in caso di disservizi. Le manutenzioni programmabili sono comunicate sui canali di servizio. Restano ferme le responsabilità inderogabili e quelle previste dal §12.

10. Proprietà intellettuale

1. Contenuti, template e liste caricati dal Cliente restano del Cliente, che concede al Fornitore la sola licenza tecnica necessaria a erogare il servizio (memorizzazione, elaborazione, trasmissione).
2. Piattaforma, software, marchi e materiali del Fornitore restano del Fornitore; nessun diritto è ceduto oltre l'uso del servizio.

11. Protezione dei dati

Il trattamento dei dati dell'account è descritto nella Privacy Policy. Per i dati dei Contatti, il Cliente è titolare e il Fornitore responsabile ex art. 28 GDPR secondo il Data Processing Agreement, parte integrante dei presenti Termini.

12. Responsabilità e manleva

1. Nel periodo di utilizzo esclusivamente gratuito non è previsto un massimale monetario parametrato a corrispettivi inesistenti. Il Fornitore risponde degli inadempimenti a esso imputabili secondo la legge applicabile; non garantisce risultati commerciali, tassi di apertura o consegna in inbox. Il Cliente adotta proprie misure di continuità ed esportazione, senza che ciò escluda gli obblighi di sicurezza, restituzione e cancellazione assunti dal Fornitore. Un eventuale massimale per servizi a pagamento richiederà una clausola distinta nelle future condizioni di vendita.
2. Restano esclusi da ogni limitazione i casi di dolo, colpa grave e ogni altra responsabilità non limitabile per legge, compresi gli obblighi inderogabili in materia di protezione dei dati personali. Nessuna clausola pregiudica i diritti degli interessati o i poteri delle autorità.
3. Nei limiti consentiti dalla legge, il Cliente tiene indenne il Fornitore dalle pretese di terzi e dai costi ragionevoli e documentati causalmente riconducibili a violazioni del §5 imputabili al Cliente. Il Fornitore informa tempestivamente il Cliente della pretesa e consente un ragionevole coinvolgimento nella difesa. La manleva non copre fatti imputabili al Fornitore né trasferisce automaticamente al Cliente sanzioni amministrative o responsabilità inderogabili.

13. Durata, recesso, effetti della cessazione

1. Il contratto dura finché l'account è attivo. Il Cliente può recedere in ogni momento chiudendo l'account dalla piattaforma. In caso di accesso sospeso può richiedere la chiusura tramite privacy@mailronix.com, previa verifica dell'identità e dei poteri del richiedente. Attualmente non vi sono pagamenti o rinnovi da interrompere.
2. Dalla chiusura decorre una finestra di 30 giorni per ottenere l'esportazione dei propri dati; la finestra non estingue diritti inderogabili né autorizza a trattenere dati da cancellare. Per i dati trattati per conto del Cliente, restituzione e cancellazione avvengono secondo le sue istruzioni e l'art. 8 del DPA; il Cliente può chiedere la cancellazione anticipata. Le copie residue nei backup sono eliminate secondo il limite massimo e le modalità indicati nella sezione "Backup" della Privacy Policy richiamata dal DPA. Restano isolate dall'uso ordinario e, in caso di ripristino, le cancellazioni sono riapplicate prima della riattivazione del servizio. Le eventuali conservazioni ulteriori devono avere una base distinta e riguardare soltanto i dati necessari.

14. Modifiche ai Termini

Le modifiche sostanziali ai Termini sono comunicate con almeno 30 giorni di preavviso tramite email agli amministratori dell'account, accompagnata da avviso in piattaforma. La comunicazione indica versione, modifiche, data di efficacia e facoltà di recedere prima di tale data. Il Cliente può conservare il testo applicabile. Gli interventi urgenti necessari per rispettare obblighi di legge o contrastare rischi concreti di sicurezza sono comunicati appena possibile, indicandone le ragioni. L'uso successivo non sostituisce un'approvazione specifica o un'accettazione espressa quando richiesta. Le rettifiche di informazioni inesatte e gli aggiornamenti delle informative descrivono i fatti effettivi e non autorizzano retroattivamente trattamenti.

15. Legge applicabile e foro

I Termini sono regolati dalla legge italiana. Per le controversie tra professionisti è pattuita la competenza esclusiva del Foro di Bergamo, nei limiti in cui la pattuizione sia validamente conclusa e specificamente approvata quando richiesto. Restano ferme le norme inderogabili eventualmente applicabili. Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., le clausole predisposte dal Fornitore che lo richiedono sono sottoposte a specifica approvazione separata: in particolare §5.3 e §5.6 (sospensioni del dominio e degli invii al superamento delle soglie di rischio), §7 (sospensione degli invii e del Tenant), §6 (assenza di garanzia di consegna in inbox e di tassi di apertura, caratteristiche della recapitabilità condivisa), §9 (disponibilità del servizio e assenza di SLA formali), §12 (primo capoverso, limitatamente all'assenza di garanzia di risultati commerciali e di recapito, e terzo capoverso sulla manleva per violazioni imputabili al Cliente) e §15 (competenza esclusiva del Foro di Bergamo, richiamata anche dall'art. 11 del DPA per le controversie relative al DPA). L'eventuale introduzione di nuove limitazioni, rinnovi taciti o clausole analoghe richiede l'aggiornamento dell'elenco e della relativa accettazione.

16. Contatti

Apdsoftware di Carlo Zuffetti — Via C. Colombo 15, 24047 Treviglio (BG), Italia — P.IVA 03835250162 — privacy@mailronix.com.