Privacy Policy — mailronix
Versione 1.11 — 3 novembre 2026
Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR sui trattamenti descritti.
§1 — Titolare del trattamento
Apdsoftware di Carlo Zuffetti
Via C. Colombo, 15 — 24047 Treviglio (BG), Italia
P.IVA 03835250162
Contatto privacy: privacy@mailronix.com
Il titolare non ha nominato un Data Protection Officer: alla scala attuale del servizio il trattamento non rientra nei casi dell'art. 37(1) GDPR (nessun monitoraggio regolare e sistematico su larga scala, nessun trattamento su larga scala di categorie particolari) — valutazione da riesaminare al crescere significativo della scala.
§2 — I due ruoli di mailronix (chiave di lettura)
mailronix è una piattaforma B2B con cui i clienti ("tenant") inviano campagne email e comunicazioni transazionali ai propri contatti. Questo produce due trattamenti distinti:
- mailronix come titolare: dati degli utenti dei Tenant per registrazione, autenticazione, assistenza e sicurezza della piattaforma; dati dei visitatori del sito; dati minimi di sicurezza utilizzati per proteggere l'infrastruttura condivisa, nei limiti della finalità e del bilanciamento descritto al §4. Non sono attualmente attivi acquisti o flussi di fatturazione dei piani a pagamento.
- mailronix come responsabile ex art. 28 GDPR — per i contatti che ogni tenant carica e gestisce in piattaforma: di quei dati il titolare è il tenant (che decide chi inserire in lista e cosa inviare); mailronix li tratta per suo conto secondo il Data Processing Agreement.
Se hai ricevuto un'email inviata tramite mailronix (o sei stato inserito nella lista contatti di un cliente mailronix): il titolare del trattamento dei tuoi dati è il mittente — il cliente mailronix che ti ha scritto, che resta lo stesso titolare anche quando comunica con più marchi o testate diversi. Il marchio che vedi nell'email identifica chi ti ha chiesto il consenso; il titolare a cui rivolgere le tue richieste è il cliente che sta dietro a quel marchio, indicato nell'email ricevuta. Le richieste di esercizio dei diritti vanno rivolte a lui; mailronix, in qualità di responsabile, assiste il tenant nel darvi riscontro (art. 28(3)(e) GDPR) e inoltra al tenant le richieste eventualmente ricevute direttamente.
Per il tracking facoltativo dei click dei destinatari dei nostri clienti agiamo come responsabile del trattamento sulle loro istruzioni; il cliente mittente determina le finalità e rende la propria informativa. Non utilizziamo questi dati per finalità proprie. Per richieste relative a tali comunicazioni, il riferimento è il cliente titolare, che assistiamo secondo il DPA.
Le comunicazioni promozionali di un Brand richiedono il relativo double opt-in; la prima richiesta di conferma è ammessa solo in presenza di un presupposto lecito. I Contatti possono essere registrati prima della conferma e le comunicazioni strettamente transazionali possono essere inviate senza consenso promozionale, se sorrette da un distinto presupposto lecito. Le comunicazioni promozionali includono la disiscrizione immediata dal Brand indicato. Puoi anche rivolgerti al titolare per una revoca o opposizione più ampia, relativa a tutti i suoi Brand, senza doverla ripetere per ciascuno. Un reimport non riattiva il consenso revocato. I rifiuti permanenti e le segnalazioni effettivamente ricevute dai sistemi possono produrre soppressioni del Tenant e, secondo la configurazione, dell'account di invio condiviso. Non tutti i gestori trasmettono ogni segnalazione e non è garantito un blocco universale. Il funzionamento condiviso è descritto al §5.
§3 — Dati trattati da mailronix come titolare
| Categoria | Dati | Fonte |
|---|---|---|
| Account | Nome, email aziendale (i provider di posta personali non sono ammessi in registrazione), password (conservata solo come hash), tenant di appartenenza, ruolo (tenant-admin / utente) | Forniti dall'utente |
| Log di sicurezza e audit | IP, azione compiuta, timestamp, identificativo utente | Generati dall'uso della piattaforma |
| Log di invio | Eventi tecnici di consegna/bounce/complaint relativi agli invii del tenant e, per gli invii con allegati, nome, tipo, dimensione e impronta (SHA-256) dei file (non il contenuto) | Generati dalla piattaforma (per i dati dei contatti, mailronix opera come responsabile — §2) |
| Evidenza delle istruzioni degli amministratori | Utente, cliente, data, testo, lingua, versione e impronta dell'attestazione con cui un amministratore ha impartito un'istruzione (per esempio l'accensione del tracciamento dei click). Non contiene dati dei destinatari | Generati dall'azione dell'amministratore in console |
| Piano e disponibilità commerciale | Piano attivo e limiti del servizio. Nella fase attuale non si acquistano abbonamenti né sono raccolti dati di pagamento attraverso un checkout mailronix. Prima dell'apertura delle vendite questa informativa descriverà prestatore, dati, destinatari, ruoli e tempi di conservazione effettivi. | Generati dall'uso del servizio; nessun flusso di pagamento attivo |
| Navigazione sito pubblico | Dati tecnici di navigazione e connessione e dati relativi a traffico e prestazioni del sito pubblico, trattati tramite Cloudflare Web Analytics soltanto dopo il consenso dell'utente, secondo le modalità della Cookie Policy. Le statistiche sono consultate in forma aggregata, senza collegamento con gli account Mailronix e senza profilazione pubblicitaria. Il cookie tecnico i18n_redirected conserva soltanto la preferenza linguistica | Navigazione dell'utente e funzionamento del browser |
| Assistenza | Contenuto delle comunicazioni con il supporto | Forniti dall'utente |
Il servizio non è destinato al trattamento di categorie particolari di dati, dati relativi a condanne penali e reati o dati di minori; il loro caricamento, anche negli allegati, è vietato. Un eventuale conferimento in violazione del divieto sarà gestito con misure di contenimento e cancellazione appropriate, secondo il ruolo applicabile.
§4 — Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Gestione del servizio per l'utente persona fisica contraente; gestione degli utenti e referenti di un Cliente organizzazione | Art. 6(1)(b) per la persona fisica parte del contratto; art. 6(1)(f) per utenti e referenti che non ne sono parte, nei limiti necessari alla gestione del rapporto e previa valutazione degli interessi e dei diritti |
| Sicurezza e prevenzione abusi della piattaforma e dell'infrastruttura condivisa: controlli tecnici, log di audit e dati minimi di soppressione. Finalità: impedire invii abusivi, proteggere destinatari e continuità del servizio. Nessuna consultazione delle liste altrui da parte dei Tenant e nessun riuso promozionale | Art. 6(1)(f), ove il trattamento sia svolto da mailronix come titolare: necessità e proporzionalità sono valutate e documentate; dati limitati alla sicurezza, accessi riservati e riesame della conservazione. Il trattamento per conto del Tenant resta regolato dal DPA. L'art. 5(2) è un obbligo di responsabilizzazione, non una base giuridica autonoma |
| Adempimenti legali (contabili, fiscali, richieste dell'autorità) | Obbligo legale — art. 6(1)(c) |
| Comunicazioni di servizio (avvisi tecnici, modifiche contrattuali) | Art. 6(1)(b) per l'interessato contraente; art. 6(1)(f) per i referenti del Cliente, nei limiti delle comunicazioni necessarie. Le comunicazioni promozionali richiedono presupposti distinti |
| Statistiche del sito pubblico (Cloudflare Web Analytics, soltanto dopo il consenso) | Misurazione del traffico e delle prestazioni del sito tramite Cloudflare Web Analytics: consenso ai sensi dell'art. 6(1)(a) GDPR per i dati personali trattati nell'attività statistica e consenso preventivo all'utilizzo dello strumento ove richiesto dall'art. 122 del Codice Privacy. Il consenso è facoltativo e revocabile dalle preferenze privacy; la revoca non pregiudica la liceità delle attività anteriori |
| Conservazione dell'evidenza minima delle istruzioni impartite dagli amministratori, esclusivamente per documentare le autorizzazioni e tutelare i nostri diritti. Nessun uso per marketing | Art. 6(1)(f), previa valutazione documentata di necessità e bilanciamento |
Conserviamo separatamente, come titolare, l'evidenza minima delle istruzioni impartite dagli amministratori: utente, cliente, data, testo, lingua, versione e impronta dell'attestazione, per la durata del rapporto e 24 mesi dalla cessazione, esclusivamente per documentare autorizzazioni e tutelare i nostri diritti sulla base del legittimo interesse, previa valutazione documentata di necessità e bilanciamento. Non utilizziamo tale evidenza per marketing. Si applicano recapiti e diritti indicati in questa Privacy Policy, incluso il diritto di opposizione nei casi previsti. Un'eventuale contestazione concreta può giustificare una conservazione limitata ai dati pertinenti per il tempo necessario alla gestione, con riesame periodico.
Non utilizziamo i dati per profilazione commerciale degli utenti. Sono presenti controlli automatici di autenticazione, limiti e sicurezza; una sospensione contestata può essere sottoposta a riesame umano tramite privacy@mailronix.com. La qualificazione di eventuali decisioni ai sensi dell'art. 22 GDPR è valutata in base agli effetti effettivi, senza escluderne l'applicazione per la sola finalità di sicurezza.
§4-bis — Recupero dell'accesso e autenticazione a due fattori
Per gestire le richieste di recupero dell'accesso, compreso il ripristino dell'autenticazione a due fattori (2FA), Mailronix tratta, in qualità di titolare del trattamento, i dati identificativi e di contatto forniti dal richiedente, i riferimenti dell'account e dell'organizzazione, il motivo della richiesta, le comunicazioni con l'assistenza e le registrazioni delle verifiche e delle operazioni effettuate. Le finalità sono verificare che la richiesta sia autorizzata, fornire assistenza e proteggere gli account da accessi non autorizzati e abusi.
La base giuridica è il legittimo interesse di Mailronix e dei propri clienti alla sicurezza degli account e alla prevenzione degli abusi (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). Quando il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui il richiedente è parte, si applica l'art. 6, par. 1, lett. b, GDPR. Non è richiesto un consenso al trattamento per gestire la richiesta. I dati necessari alla verifica devono essere forniti: in loro assenza potremmo non riuscire a procedere al recupero.
La prova essenziale della gestione della richiesta è conservata per 12 mesi dalla chiusura; le descrizioni originali e la corrispondenza integrale per un massimo di 90 giorni dalla chiusura. Se l'indirizzo email non viene mai verificato, i dati della richiesta sono cancellati dopo 30 giorni dall'apertura. Le pratiche verificate ma mai chiuse sono cancellate dopo 13 mesi dalla creazione. Le copie di backup possono permanere, senza uso ordinario, per ulteriori 36 giorni dopo la cancellazione dai sistemi attivi. Questi termini non indicano la durata dei link o dei codici di recupero, che hanno scadenze proprie.
Non inserire password, codici 2FA, codici di recupero o altri segreti nelle richieste di assistenza. Per esercitare i tuoi diritti sui dati personali puoi scrivere a privacy@mailronix.com, secondo le modalità indicate nella presente informativa.
§5 — Dove risiedono i dati e trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE)
Applicazione, database e backup primari sono ospitati su infrastruttura Hetzner in Germania secondo la configurazione descritta nel DPA. I backup sono cifrati lato client e le chiavi sono gestite separatamente. Questa localizzazione non significa che ogni trattamento dei fornitori, log tecnici, accesso di assistenza o servizio edge avvenga esclusivamente nel SEE.
Per la consegna utilizziamo AWS SES nella regione eu-central-1 (Francoforte), che tratta destinatari, contenuti e allegati ai fini dell'invio e conserva dati tecnici e di soppressione secondo le funzioni attive. La lista di soppressione dell'account condiviso può influire su invii di diversi Tenant e di altri servizi Apdsoftware; ciò non rende Apdsoftware titolare dei dati che i Clienti trattano per proprie finalità. I dati minimi usati da Apdsoftware per una distinta finalità di sicurezza dell'infrastruttura sono soggetti alle condizioni del §4 e ai diritti degli interessati. Cloudflare tratta traffico e dati tecnici su rete globale per sicurezza e distribuzione dei contenuti. Per gli eventuali trasferimenti extra-SEE si verifica l'entità destinataria, la copertura DPF attiva o altro strumento applicabile, comprese SCC validamente concluse e le misure supplementari necessarie. Il registro distingue la localizzazione del servizio dalle garanzie di trasferimento e riporta lo stato delle verifiche.
L'elenco completo dei fornitori, con sedi e garanzie, è nel registro sub-responsabili.
§6 — Tempi di conservazione
| Dati | Retention |
|---|---|
| Account e contenuti del tenant | Durata del contratto + 30 giorni dalla chiusura (finestra di export), poi cancellazione |
| Log di audit | I log di audit sono conservati in forma identificabile per i primi 12 mesi dalla data di ciascun evento. Al compimento dei 12 mesi sono anonimizzati mediante rimozione o trasformazione degli identificativi diretti e degli altri elementi che, anche combinati con informazioni ragionevolmente disponibili, consentano di identificare la persona. Non sono conservate chiavi o corrispondenze che consentano la reidentificazione. I log così anonimizzati sono conservati per ulteriori 12 mesi e cancellati definitivamente al compimento dei 24 mesi dall'evento. La procedura deve riguardare anche i dati accessori e le correlazioni residue; sostituire il solo identificativo con uno pseudonimo non è sufficiente. |
| Log di invio (eventi tecnici di consegna) | I log tecnici di invio sono organizzati in partizioni mensili. Nel corso del rapporto, ciascuna partizione è eliminata con il ciclo di pulizia al raggiungimento della soglia di conservazione prevista, con permanenza ordinaria dei singoli eventi compresa fra 24 e 25 mesi dall'invio. Per gli allegati restano nome, tipo, dimensione e impronta. Per i dati trattati per conto del Tenant prevalgono le sue istruzioni lecite di cancellazione e la disciplina della cessazione del DPA. Le eventuali copie residue nei backup seguono il distinto limite indicato alla voce "Backup". |
| Corpo degli invii transazionali | Fino a 24 mesi nel corso del rapporto, secondo la necessità documentata dal Tenant e le sue istruzioni; i corpi di reset password e avvisi di sicurezza contenenti link a uso singolo non sono conservati. La cancellazione alla fine del rapporto segue il DPA. Il contenuto integrale non è necessario per la sola prova di consegna. |
| Contenuto degli allegati dei messaggi transazionali | Alla consegna al fornitore di invio o all'esito definitivo si attiva la cancellazione. In ogni caso il contenuto è inaccessibile e cancellato dai sistemi attivi entro 24 ore dal caricamento: la scadenza tecnica è fissata a 23 ore e la pulizia, eseguita ogni 5 minuti, è monitorata. Lo spazio occupato dai dati è poi sovrascritto dal database secondo il suo normale ciclo di manutenzione. Le anomalie sono rilevate e gestite. Il contenuto non è incluso nei backup. |
| Eventi dei webhook in uscita e relativi tentativi di consegna | 30 giorni dalla registrazione dell'evento, poi cancellazione automatica; gli eventi contact.* sono cancellati con il contatto. Dei tentativi si conserva il codice di risposta e un estratto troncato dell'errore, non il contenuto della risposta |
| Suppression list | Per la durata necessaria a impedire invii non ammessi, con riesame periodico. Alla cessazione si cancellano i dati trattati per conto del Tenant secondo il DPA. Ogni ulteriore conservazione di dati minimi per una distinta finalità propria di sicurezza richiede necessità e durata documentate e resta soggetta ai diritti applicabili. |
| Evidenza delle istruzioni degli amministratori | Durata del rapporto e 24 mesi dalla cessazione, poi cancellazione; una contestazione concreta può giustificare una conservazione limitata ai dati pertinenti per il tempo necessario, con riesame periodico |
| Pratiche di recupero dell'accesso e 2FA | Prova essenziale della gestione della richiesta: 12 mesi dalla chiusura della pratica, poi cancellazione. Descrizioni originali e corrispondenza integrale: massimo 90 giorni dalla chiusura. Se l'indirizzo email della richiesta non viene mai verificato: 30 giorni dall'apertura, poi cancellazione. Pratiche verificate ma mai chiuse: 13 mesi dalla creazione, poi cancellazione. Questi termini non indicano la durata dei link o dei codici di recupero, che hanno scadenze proprie. |
| Stato di disiscrizione | Indirizzo, Brand e data di disiscrizione sono mantenuti nella misura necessaria al non-invio e a impedire reimport; nessun riuso promozionale. Alla fine del rapporto si applicano restituzione e cancellazione del DPA; le eventuali esigenze di prova sono valutate e limitate ai dati e tempi necessari. |
| Contatti in attesa di conferma e registrazioni delle email di conferma | I contatti mantenuti in attesa di conferma sono cancellati dai sistemi attivi entro 30 giorni dalla creazione o importazione in tale stato. Il reinvio del link non prolunga il termine. Per i contatti mai confermati, la cancellazione comprende le tracce identificabili delle relative email di conferma. Le vecchie registrazioni di conferma rimaste senza contatto sono cancellate o rese effettivamente anonime secondo i criteri di bonifica documentati. Le eventuali prove minime di un consenso effettivamente raccolto, le opposizioni e le registrazioni necessarie per finalità distinte seguono i rispettivi termini e le condizioni descritti nella documentazione applicabile. I backup seguono il ciclo separato indicato nella sezione dedicata. |
| Backup | Le copie di backup sono cifrate e separate dall'uso ordinario. I dati cancellati dai sistemi attivi sono eliminati anche dalle copie di backup entro un massimo di 36 giorni dalla loro cancellazione nei sistemi attivi. Il termine comprende le copie ordinarie e premigrazione e le versioni recuperabili degli oggetti di storage. Durante tale periodo i dati non sono utilizzati per finalità ordinarie; in caso di ripristino, le cancellazioni sono riapplicate prima della riattivazione del servizio. Le eventuali conservazioni imposte dalla legge sono limitate ai dati e al periodo necessari. |
| Dati contabili/fiscali | Solo per documenti effettivamente formati o ricevuti: conservazione secondo gli obblighi contabili e fiscali applicabili, ordinariamente decennale ove richiesto, con eventuali prolungamenti di legge o per controversie. Attualmente non sono emesse fatture per acquisti di piani mailronix; gli obblighi propri di Apdsoftware non sono attribuiti a un prestatore non attivo. |
§7 — Diritti dell'interessato
Nei presupposti previsti dal GDPR puoi chiedere accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20) e opporti al trattamento (art. 21). Per i trattamenti fondati sul consenso puoi revocarlo in ogni momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento anteriore (art. 7, par. 3). Si applicano, quando ne ricorrono i presupposti, le garanzie sulle decisioni automatizzate dell'art. 22. Puoi presentare reclamo all'autorità di controllo competente (art. 77). Per contattarci: privacy@mailronix.com. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento; se necessario per complessità o numero delle richieste, il termine può essere prorogato di due mesi, informandoti entro il primo mese dei motivi. Se non diamo seguito, ti comunichiamo entro un mese ragioni e rimedi. Per marketing diretto l'opposizione impedisce ulteriori trattamenti per tale finalità. Se sei un Contatto, inoltriamo senza ingiustificato ritardo al Tenant le richieste sui dati trattati per suo conto e lo assistiamo; rispondiamo direttamente per i trattamenti di cui siamo titolari.
Resta fermo il diritto di reclamo all'autorità di controllo: Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità dello Stato membro di residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione.
La cancellazione può essere limitata soltanto nei casi previsti dalla legge e nella misura necessaria. La pseudonimizzazione non elimina automaticamente il carattere personale dei dati né giustifica una conservazione senza termine. Le eventuali conservazioni per obblighi legali o difesa di diritti sono limitate, documentate e soggette ad accessi riservati.
§8 — Aggiornamenti
Questa informativa sarà aggiornata al variare del servizio. Le modifiche sostanziali saranno comunicate ai tenant sui canali di servizio; la versione pubblicata riporterà data e cronologia delle revisioni.